Interessante und vielfältige Aufgabengebiete

Die Tätigkeit als Kaufmann/-frau für Büromanagement ist eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit, die ein ausgeprägtes Organisationstalent und eine gute Auffassungsgabe verlangt. Das Tätigkeitsfeld ist sehr vielfältig. So sind sie in nahezu allen Branchen anzutreffen, wobei sie immer wieder andere Aufgabenbereiche erfüllen. Zu ihren Tätigkeiten zählen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie das Überwachen von Terminen, das Erstellen von Rechnungen und die Ausarbeitung von Statistiken.

Außer im Sekretariat sind sie oft im Rechnungswesen oder in der Personalabrechnung eingesetzt. Sie sind aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in nahezu allen Branchen anzutreffen. Zu den kaufmännisch-verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten zählen unter anderem allgemeine Verwaltungsaufgaben, die Buchhaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Rechnungswesen, der Einkauf und der Schriftverkehr. Zudem kümmern sie sich um Steuer- und Versicherungsfragen sowie um Bestands- und Verkaufszahlen. Sie schreiben Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und leiten ggf. Mahnverfahren ein. In der Lagerwirtschaft prüfen sie die eintreffende Ware, kontrollieren die Lagerbestände, erstellen Statistiken und überwachen die Lagerkosten. Zu ihren Tätigkeiten können auch Aufgaben in Vertrieb, Einkauf und Verkauf gehören.

Neue Aufgaben im Bereich Marketing
Neue und sehr interessante Aufgabengebiete finden sie auch im Marketing. Vor allem in großen Unternehmen übernehmen sie die Koordination von Werbemitteln, erteilen Aufträge zur Produktion von Werbespots und sorgen für Kundenzufriedenheit in Customer Care Centern.
Um ihre vielseitigen Aufgaben effizient erledigen zu können, müssen sie sich gut in der Handhabung der aktuellen Hard- und Software auskennen.

Die kaufmännische Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement
Die Ausbildung beträgt in der Regel 3 Jahre, kann aber aufgrund bestimmter schulischer Vorbildung auf 2 Jahre verkürzt werden. Als Schulabschluss ist in den meisten Betrieben mindestens ein guter Realschulabschluss Voraussetzung – gerne gesehen ist jedoch bereits das Fachabitur. Die Ausbildung findet dual im Betrieb und in der Berufsschule statt. Nach der Ausbildung bietet sich eine Spezialisierung im Bereich Betriebswirtschaft oder der Finanzbuchhaltung an. Sehr beliebt sind auch die Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter sowie die Weiterbildung zum Betriebswirt.

Häufige Aufgabenfelder
Auftrags- und Rechnungsbearbeitung:
• Zahlungs- und Liefertermine überwachen
• Aufträge entgegennehmen und bearbeiten
• Angebote unterbreiten und einholen
• Eingangsrechnungen kontrollieren
• Ausgangsrechnungen erstellen
• Zahlungen veranlassen
Aufgaben in der Lagerwirtschaft:
• Unter den Gesichtspunkten Qualität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit Lagerbestände kontrollieren sowie Lagerkosten kontrollieren
• Liefertermine überwachen
• Waren annehmen und kontrollieren, Warenmängel reklamieren, Waren ein- und auslagern
Aufgaben im Personalbereich:
• Personalakten führen und verwalten, zum Beispiel Arbeitsund Fehlzeiten erfassen
• Bei der Entgeltabrechnung mitwirken
• Steuern und Sozialabgaben abführen
• Bei der Planung und Ermittlung von Personaleinsatz und -bedarf mitwirken
• Arbeitsverträge ausstellen
• Arbeits- und Verdienstbescheinigungen erstellen
Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen:
• Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren
• Geschäftsvorgänge buchen
• Kostenrechnungen durchführen
• Kalkulationen nach Anleitung durchführen
• Finanzbedarf ermitteln
• Kostenentwicklungen verfolgen
Allgemeine Bürowirtschaft und Organisation:
• Verwaltungstechnischen Schriftverkehr erledigen
• Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen
• Schriftverkehr nach außen abwickeln, zum Beispiel mit Auftraggebern, Kunden und Kundinnen, Lieferanten, Geschäftspartnern/-partnerinnen, Behörden, Verbänden
• Dienst- und Organisationspläne erstellen
• Informationen und Daten einholen, erstellen und aufbereiten
• Schriftsätze aller Art, Berichte, Aufstellungen, Statistiken und Zwischenbilanzen anfertigen

Kaufmann/-frau Versicherungen und Finanzen

Der/die Kaufmann/-frau Versicherungen und Finanzen – Versicherung ist in allen Geschäftsbereichen der Versicherungswirtschaft tätig. Versicherungskaufleute können ebenso gut Mitarbeiter einer Versicherungsgesellschaft sein, wie selbstständige Versicherungsvermittler und Versicherungsmakler. Auch in anderen Wirtschaftsunternehmen wie Industrie, Handel und Büroanken sind Versicherungskaufleute beschäftigt.

Tätigkeiten sind zum Büroeispiel:
• Büroeratung und Büroetreuung von Kunden,
• Verkauf von Produkten und Dienstleistungen,
• Büroearbeitung und Änderung von Verträgen,
• Büroearbeitung von Leistungs- und Schadensfällen.

Büroerufliche Fertigkeiten und Kenntnisse:
Sie sind in der Lage, versicherungsspezifische und kaufmännische Aufgaben insbesondere in den nachstehend genannten Aufgabenbereichen selbstständig auszuführen. Im versicherungsspezifischen Büroereich verfügen sie über eine breite Ausbildung im Privatkundengeschäft, und zwar in zwei der drei Sparten Lebens- und Unfall, private Kranken- und Schadenversicherung. Im wesentlichen handelt es sich um folgende Aufgaben:

Analyse der individuellen Büroedarfslage von Privatkunden und Entwicklung entsprechender Lösungsvorschläge
• Planung, Durchführung und Nachbereitung von Büroeratungs- und Verkaufsgesprächen,
• Präsentation von Produkten und Dienstleistungen,
• Analyse von Kundeninteressen,
• Durchführung von Risikoanalysen,
• Anbieten von Problemlösungen (Versicherungsprodukte),
• cross selling,
• Büroetreuung von Kunden,
• Einschätzung des Leistungsangebots der Wettbewerber

Antragsbearbeitung
• Annahme und Ablehnung von Anträgen,
• Prüfung der Risiken,
• Ermittlung der Büroeiträge.

Vertragsbearbeitung
• Durchführung von Maßnahmen zur Büroestandspflege und Vertragserhaltung,
• Änderungen und Büroeendigungen von Verträgen,
• Büroearbeitung von Inkassovorgängen.

Leistungsbearbeitung
• Prüfung der formellen und materiellen Deckung,
• Feststellung der Leistung dem Grunde und der Höhe nach,
• Büroildung der für den Leistungsfall notwendigen Schadenrückstellung,
• Büroeachtung von Regressmöglichkeiten und Teilungsabkommen.
Rechnungswesen
• Vornehmen von Bürouchungen unterschiedlicher Geschäftsfälle,
• Darstellung der Kosten und Erträge von Versicherungs produkten.

Büroerufliche Selbständigkeit/Büroeherrschung/
Arbeitsqualität:
Sie sind in der Lage, die vorgenannten Aufgaben im Rahmen unternehmerischer Zielvorgaben selbständig und kundenorientiert auszuführen.
Sie verfügen sowohl über versicherungsspezifische als auch kaufmännische Fachkompetenz. Sie erfassen die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge und überblicken die Arbeitsabläufe. Sie können die Auswirkung ihrer Tätigkeit auf andere Funktionsbereiche beurteilen und bedienen sich moderner Informations- und Kommunikationssysteme bei der Aufgabenerledigung.
Neben Fachkompetenz erfordert die Aufgabenwahrnehmung im besonderen Maße Methoden- und Sozialkompetenz. Der Schwerpunkt liegt auf selbständigem, analytischem und vernetztem Denken. Ebenso unerlässlich sind Problemlösungsfähigkeit und die Fähigkeit zur Kommunikation und Koopera-
tion, darüber hinaus Flexibilität und Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein. Mitarbeiterorientiertes Verhalten ist ebenso gefragt wie die Büroefähigung, an einer wirtschaftlichen, humanen und ökologischen Arbeit mitzuwirken.

Weitere berufliche Kenntnisse und Fähigkeiten:
Sie verfügen über umfangreiche Kenntnisse der Produkte und Dienstleistungen ihres Unternehmens und der Wettbewerber sowie über die Büroedeutung der Versicherungswirtschaft in der Gesamtwirtschaft. Versicherungskaufleute besitzen ebenfalls Kenntnisse über Versicherungsmärkte der Europäischen Union. Versicherungskaufleute sind informiert über die Einflussfaktoren auf die Produktgestaltung, den Verbraucherschutz sowie die Aufgaben des Controlling und der Revision. Versicherungskaufleute besitzen Kenntnisse über die betriebliche Aufbau- und Ablauforganisation und sind es gewohnt, mit allen Unternehmensbereichen zusammenzuarbeiten. Büroei ihren Tätigkeiten berücksichtigen sie die jeweiligen gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften.

Büroerufliche Weiterentwicklung:
Die Büroerufsqualifikation ermöglicht den Zugang zu verschiedenen versicherungswirtschaftlichen und kaufmännischen Fortbildungsgängen.
Die Ausbildung dauert 3 Jahre.

Kaufleute im Einzelhandel sind in Handelsunternehmen mitunterschiedlichen Größen,Betriebsformen und Sortimentenoder als selbstständige Kaufleute tätig. Sie unterstützen Unternehmensprozesseaus betriebswirtschaftlicher und kundenorientierterSicht von der Beschaffung bis zum Verkauf.Die Verkaufstätigkeit ist der Mittelpunkt ihres kaufmännischenAufgabenfeldes. Der Verkauf der Ware erfordert ein hohes Maßan Kundenberatung, branchenspezifischen Warenkenntnissenund kommunikativen Fähigkeiten für ein optimales Verkaufsgespräch.Doch Einzelhandelskaufleute haben nicht nur mit demKunden zu tun. Sie sorgen auch für eine ansprechende Warenpräsentation,überwachen den Warenbestand und dessen Lagerung,planen notwendige Warenbestellungen und kümmern sichum die korrekte Preisauszeichnung. Für ihre Tätigkeit benötigendie Kaufleute im Einzelhandel auch betriebswirtschaftliches undverwaltungstechnisches Fachwissen. Der Umgang mit modernerbranchenüblicher Informationstechnik, wie warenwirtschafts-,scanner- und computergestützten Registrierkassensystemen istinzwischen ein wichtiger Bestandteil dieses Berufsbildes.Warenkundliche AusbildungBesonders wichtig in diesem Beruf sind warenkundliche Kenntnisse.Kunden erwarten eine individuelle Beratung, die auf einergenauen Kenntnis der Produkte, ihrer Eigenschaften, ihrer Pflegeund Funktionsweise beruht. Es wird zwischen Warensortiment, Warenbereich und Warengruppe unterschieden.Dabei kommt es darauf an, dass der Kunde über das betrieblicheWarensortiment sowie ausgewählte Warenbereiche undWarengruppen informiert und bezüglich Eigenschaften derWare, Ver- und Anwendungsmöglichkeiten (wobei ökologische,wirtschaftliche und rechtliche Aspekte zu berücksichtigen sind)beraten wird. Kaufleute sind in der Lage, sich selbstständig neueWarenkenntnisse zu beschaffen, um die Kunden stets aktuell,individuell und detailliert zu beraten.VoraussetzungenIn der Regel wird mindestens ein Hauptschulabschluss verlangt.Für Abiturienten können besondere Vereinbarungen zurVerkürzung der Ausbildungszeit und zur Kombination mit Fortbildungsabschlüssengetroffen werden. Ausschlaggebend sinddie Möglichkeiten und Angebote der Bildungseinrichtungen undder Ausbildungsbetriebe.Abgesehen von den formellen Voraussetzungen ist natürlichauch die persönliche Eignung eines Bewerbers für ein Unternehmenvon Bedeutung. Wichtige Eigenschaften und Fähigkeitenaus betrieblicher Sicht sind beispielsweise:

* Kontaktfreudigkeit

* Einfühlungsvermögen in andere Menschen

* ein ansprechendes Äußeres und gute Umgangsformen

* Sprachgewandtheit

* Verhandlungsgeschick

* Verschwiegenheit, Taktgefühl

* Denken in Zusammenhängen

* Ertragen von Stress in Arbeitsspitzen, wie z.B. im Weihnachtsgeschäft

* Rechnerische Fähigkeiten

* die Bereitschaft und Fähigkeit zur Arbeit in einem Team

Im Rahmen der betrieblichen Ausbildung werden folgende Lehrinhaltevermittelt:

Der Ausbildungsbetrieb:

* Bedeutung und Struktur des Einzelhandels

* Stellung des Ausbildungsbetriebes am Markt

* Organisation des Ausbildungsbetriebes

* Berufsbildung, Personalwirtschaft, arbeits- und sozialrechtlicheVorschriften

* Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit

* Umweltschutz

Information und Kommunikation:

* Informations- und Kommunikationssysteme

* Teamarbeit und Kooperation, Arbeitsorganisation

Grundlagen von Beratung und Verkauf:

* kunden- und dienstleistungsorientiertes Verhalten

* Kommunikation mit Kunden

* Beschwerde und Reklamation

Servicebereich Kasse:

* Kassieren

* Kassenabrechnung

Marketinggrundlagen:

* Werbemaßnahmen

* Warenpräsentation

* Kundenservice

* Preisbildung

Warenwirtschaft:

* Grundlagen der Warenwirtschaft

* Bestandskontrolle, Inventur

* Wareneingang, Warenlagerung

Grundlagen des Rechnungswesens:

* Rechenvorgänge in der Praxis

* Kalkulation

Einzelhandelsprozesse:

In den Einzelhandelsprozessen werden vier Wahlqualifikationseinheiten
vorgegeben, wovon mindestens eine zu wählen ist. Diese
Wahlqualifikationseinheit ist im Ausbildungsvertrag festzuhalten

* Warenannahme, Warenlagerung– Bestandssteuerung– Warenannahme und –kontrolle– Warenlagerung

* Beratung und Verkauf– Beratungs- und Verkaufsgespräche– Umtausch, Beschwerde und Reklamation– Verhalten in schwierigen Gesprächssituationen

* Kasse– Service an der Kasse– Kassensystem und Kassieren– Umtausch, Beschwerde und Reklamation

* Marketingmaßnahmen– Werbung– visuelle Verkaufsförderung– Kundenbindung, Kundenservice

Aus den Wahlqualifikationen Beschaffungsorientierte Warenwirtschaft, Warenwirtschaftliche Analyse und Beratung, Ware, Verkauf ist mindestens eine zu wählen. Aus den dann verbleibenden Wahlqualifikationen sind mindestens zwei weitere auszuwählen. Die Auswahl nimmt der Betrieb entsprechend seiner Ausbildungsmöglichkeiten und seinem Qualifikationsbedarf vor. Die gewählten Wahlqualifikationseinheiten sind im Ausbildungsvertrag festzuhalten:

* Beratung, Ware, Verkauf– Kundenorientierte Kommunikation– Konfliktlösung– Warenkenntnisse in zusätzlichen Warengruppen

* Beschaffungsorientierte Warenwirtschaft– Warendisposition– Sortimentsgestaltung– Verträge und Zahlungsbedingungen

* Warenwirtschaftliche Analyse– Umsatzentwicklung– Leistungskennziffern der Warenbewegung– Bestandsführung

Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
– Kosten- und Leistungsrechnung
– Steuerung mittels Kennziffern
– Preisgestaltung
– Betriebliche Erfolgsrechnung
• Marketing
– Verkaufsförderung
– Standortmarketing
– Zielgruppenmarketing
• IT-Anwendungen
– Elektronische Geschäftsabwicklung
– Datenbanken
– Optimierung der Warenwirtschaft
– Benutzerunterstützung
• Personal
– Selbstverantwortung und Motivation
– Führen mit Zielen
– Selbst- und Zeitmanagement
– Kommunikation
– Personalentwicklung
– Personaleinsatz
Ausbildungsdauer
Die reguläre Ausbildungsdauer beträgt 3 Jahre.
Bei überdurchschnittlichen Leistungen bzw. qualifizierter vorausgegangener Schulbildung kann die Ausbildungszeit auf Antrag verkürzt werden.